建立专业技术档案的必要性
现代管理科学告诉我们，一个机构的信息流必须与其业务流有机结合，以信息流支撑其业务流。专业技术档案对于领导科学决策、优化管理流程具有重要价值。医院是技术知识密集型的单位，医疗技术的高低、服务质量的好坏，直接关系到人民群众的生命安危，决定着一个医院的生存发展。医学是一个不断探索的科学，需要持续的实践的检验。
随着医疗卫生体制的改革，形成于计划经济时代的传统的人事档案管理档案制度已不能满足现行卫生经济体制的需要，单纯的人事档案已不能详尽地记载专业技术人员的工作业绩,特别是专业技术人员的医德医风、执业资格、论文、论著、科研成果、进修学习、业务考核等情况。这就需要医院档案管理人员对档案进行深层次的开发，实现档案的社会价值和经济效益。
同时根据卫生部综合医院评审标准，三级医院要求必须建立专业技术档案，因此，专业技术档案被提上医院管理的重要议事日程。
医院专业技术档案的现状和形成
医院专业技术档案是指医院专业技术人员在职务活动中形成的具有保存价值的历史纪录。
目前大多数医院以专业技术活动来组卷归档。比如医院开展的各类学术讲座情况、开展的新技术、新项目在医务部归档，医院人员的科技成果获奖情况、承担科研项目情况、出版书籍与发表论文在科研部归档，医院的教育教学工作情况在教学部归档等，此种归档方式是以医院的技术活动来组卷的，具有一定的概括性，但同时也存在一定的局限性，比如科研部归档材料可能会遗漏某些专业技术人员与其他单位人员联合申报的课题。还有当我们想全面了解某一个专业技术人员的医教研等情况时，需要奔波于各职能科室之间，需要多次阅档，有时还要向专业技术人员本人索取材料，这样对利用者和提供者都存在着不同程度的重复劳动现象，更重要的是降低了档案的利用率，同时也降低了工作效率。
专业技术人才是医院人员的主体。但以个人来组卷的专业技术档案在全国各家医院尚不普遍。就所查文献来看，专业技术人员的档案的称法也是多种多样，有医德档案、业绩档案、考绩档案、业务档案、科研档案等，档案分类、所含内容也是各不相同。各家医院均处于探索时期。专业技术档案目前虽被提上日程，但仍然缺乏卫生行政主管部门与档案行政主管部门制定的专业技术档案管理规范。
建立专业技术人员档案的准备工作
第一、医院专业技术人员档案，其内容和形式具有明显的专业性。因此需要档案管理人员具有一定的鉴别能力，因此需要加强档案人员的业务素质，改善知识结构。第二，专业技术人员档案具有一定的分散性。所含内容是多方面的，多层次的，有上级颁发的，也有部门评议的，还有自己撰写的，来源分散，范围广。这就需要促进大家对档案工作的理解支持与参与，使广大专业技术人员能认识到档案工作的重要性，同时加强各部门的紧密配合，积极上交各项有价值的资料归档，确保档案资料的齐全完整。三是专业技术档案要能完整地记录和反映技术人员的成长过程和各阶段医疗教学科研水平。因此医院应该建立技术档案分类方案、保管期限表、 检索工具表等，建立健全档案的管理制度，确保档案工作的规范管理。
专业技术人员档案的内容及及分类
档案记载的内容直接关系档案的利用价值，因此首先要明确专业技术人员档案所应包含的内容。专业技术档案的侧重点是以记载业务活动为主要内容,所以在确定专业技术内容时，重点掌握专业技术工作的贡献，力求历史地、动态地了解专业技术人员的专业技术发展变化情况。
1、个人基本信息:姓名、科室、最高学历、毕业时间、第一学历、毕业时间、第二学历、毕业时间、工作时间、职称、任职时间。随附个人身份证明、学历学位证、上岗证、专业技术资格证书、职称聘书
2、学术会议情况:参加学术团体及所担任的职务、参加重要的学术活动等情况。随附社会兼职聘书、各种社会荣誉证书复印件、参加学术会议的证明
3、业绩水平以及履行岗位职责情况等真实记录：由医院职能部门提供当年度个人工作量记录、医院组织各种专业技术考试、参加重要技术活动情况以及所起的作用、还有项目创新、新技术应用、质量管理等方面情况、技术事故情况。由医务部等相关职能部门认定盖章
4、接受继续教育及培训、进修情况：起止时间、学习内容、进修培训单位、参加者。随附专业技术人员参加各种专业理论学习培训成绩及有关结业证明、国内外进修、出国学习、考察情况，职称晋升的各类考试考核成绩单等。
5、教育教学工作情况：根据年度填写包括教学时间、授课名称或教学任务、授课层次、总学时以及指导研究生情况。由教学部等相关职能部门认定盖章
6、论文、著作、作品:随附论文期刊封面、目录及文章所在页。原件由科研部等相关职能部门认定
7、承担科研项目情况：包括项目名称、起止时间、任务来源、位次、经费。由科研部等相关职能部门认定
8、出版专著与教科书情况。随附书籍封面、目录及本人所写页。
原件由科研部等相关职能部门认定
9、获奖情况信息管理:获奖名称(科技成果、医疗成果、优秀论文、专利证书、荣誉证书)、授奖单位、授奖时间、级别(国家、省、部、市)、证书号、位次。由科研部等相关职能部门认定
10、其他应归档材料主要记载在上述范围之外的应归档材料， 如各级先进典型事迹材料、 各种媒体对本人的宣传报道材料等。
专业技术人员档案的收集、整理
医院档案工作者要深入临床一线进行调研，了解各项医疗工作对档案信息要求，有目的地挖掘有价值的信息。专业技术人员档案是否齐全与完整,关键在于收集工作。首次收集对于专业技术档案的建立有着基础性的作用，完整齐全的收集为以后专业技术人员档案的管理工作起到较好的铺垫作用。
根据医院情况，设计专业技术档案表，要求每一个专业技术人员都要填写本人从参加工作至建档当年度所有记录，并根据专业技术档案所包含的内容逐项提供相关证明材料，并组织医院相关职能部门对其所掌握的专业技术人员材料及时归档。
(一)、收集材料的渠道和内容
1、通过专业技术人员本人提供，诸如学历学位证等
2、通过人事部门收集人员履历、考核、职称评定、资格考试、聘任决定等材料。
3、通过医务、护理、科教、宣传及专业技术人员所在科室等收集医教研等材料。
(二)、收集的主要方式
在首次收集完毕后，按年度补充新增材料。根据各家医院视情况来定。就我院情况，专业技术职务评审申报材料截止当年度末。因此我院以每年年初1月1日至12月31日为一个收集年度，在每年年初收集上一年度的新增材料。除集中收集外，同时注意及时收集。对外出进修、出国学习等情况做到随到随收。
（三）、专业技术人员档案的整理
专业技术人员档案的整理工作以专业技术人员个人为单位，将收集起来的材料，应根据一定的标准，对其真实性、科学性、准确性、完整性、历史和现实价值等组织认真的鉴定。
其次确定档案材料的排序，使各类材料内容层次分明，条理清楚，便于查阅，便于补充，排序可按大类排序，类内按材料形成的时间先后排序。
对专业技术人员档案材料按分类做目录登记。目录放置一卷之首，并对各类材料建立索引。
对一些纸张不规则的材料进行技术加工后装订成册。
经过鉴定、排序、编目、装订后，使每卷档案达到“完整、真实、条理、精炼、实用”
专业技术人员档案的利用
专业技术档案的建立，不仅可为决策层提供参考信息，而且能增强专业技术人员的荣誉感和归属感。专业技术人员参加的科研工作、 开发的新技术、 开展的新项目被医院保存于档案就是对专业技术人员价值和成绩的认可。
专业技术档案管理的最终目的就是利用，我们要充分发挥专业技术档案的作用，要提升其使用价值就必须提高专业技术档案的管理水平，要积极收集利用专业技术档案的反馈信息，并对反馈的信息进行深入研究，要了解专业技术档案信息发挥作用的情况，并不断总结经验教训，提高它的利用率。只有这样才能使技术档案更好地为临床医疗服务，为教学科研服务，为领导决策服务，为医院管理服务，使之更好地发挥它潜在的经济效益和社会效益。
专业技术档案与人事档案存在共性也存在区别，是不可替代的，要严格界定两者的归档范围，要做到两套档案都要管，不可因重视现有的干部人事档案而忽视专业技术档案的管理。